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Teile diesen kapitelWie erstelle ich eine Aufgabe?
Häufig wirst Du Aufgaben erstellen müssen, die Du an andere weitergibst. Dabei ist es nicht nur wichtig zu verstehen, wie Aufgaben erstellt werden, sondern auch, wie eine angemessene Kommunikation innerhalb der Aufgaben funktioniert.
Lernziele: Nach dieser Lektion...
… bist Du in der Lage, Aufgaben für Dich und andere zu erstellen und zu verteilen.
… weißt Du, warum eine ausführliche Aufgabenbeschreibung wichtig für die weitere Bearbeitung ist.
… hast Du verstanden, dass auch bei der Aufgabenerstellung ein respektvoller Umgang notwendig ist.
Video-Anleitung
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Neue Aufgabe erstellen
Auf den pinkfarbigen Button “+”-Knopf tippen. In dem neuen Fenster den Aufgabentitel formulieren
Schritt 2: Empfänger*in bestimmen
Empfänger*in bzw. Verantwortlichen bestimmen. Es können mehr als eine Person hinzugefügt werden, jedoch wird der zuerst angegebene “Empfänger*” als Aufgabenverantwortliche*r angezeigt.
Bitte nur im Notfall “Alle” als Empfängerauswählen. Bitte suche Dir stattdessen spezifische Gruppen und Abteilungen aus.
Hast Du einen Empfänger bzw. eine Empfängerin hinzugefügt, wird der Name in Pink angezeigt. Tippst Du den hinzugefügten Namen an, wird er grau: Der Empfänger ist nicht mehr für die Aufgabe verantwortlich und wird nicht mehr berücksichtigt.
Schritt 3: Inhalt formulieren
Den Aufgabeninhalt beschreiben. Dafür das Feld mit “Beschreibung (optional)” auswählen. Achtung: Bitte erstelle keine Aufgaben ohne Beschreibung. Achte beim Formulieren auf die Kommunikation bei der Aufgabenerstellung.
Falls es sich um ein Dokument handelt, das bereits Online einsehbar ist, kann auch ein Link hineinkopiert werden. Dafür muss die Webadresse kopiert und in die Aufgabe eingefügt werden werden.
Hier ein Beispiel:
Schritt 4: Ort und Kategorie (optional)
Den Ort und die Kategorie hinzufügen. Momentan sind nur Bad Pyrmont, Hameln, Bodenwerder und Emmerthal als Ort auswählbar. Je nach Thema gibt es bereits eine passende Kategorie für Deine Aufgabe.
Schritt 5: Weitere Merkmale hinzufügen
Unter “+ Mehr” kannst Du weitere Aufgabencharakteristiken hinzufügen. Diese umfassen unter anderem das Hinzufügen von:
– Checklisten: In Checklisten können vorgegebene Teilaufgaben abgehakt werden. Sie bieten sich gut an, um den Fortschritt einer größeren Aufgabe gut verfolgen zu können, da sie Dir zeigen können, wann wer welchen Teil erledigt hat.
Checklisten können aber auch als leere Listen, die von Mitarbeiter*innen ausgefüllt werden können, verwendet werden (“Langer Text”). Die Art der Checkliste kann nach dem Hinzufügen eines Elements über die drei Punkte geändert werden.
– Fristen bzw. Fälligkeiten (“Fällig”): Du kannst einer Aufgabe eine Frist setzen. Bis zu diesem Zeitpunkt muss die Aufgabe erledigt werden. Die Aufgaben verfärben sich wenn sie nicht pünktlich erledigt werden.
– “Für jeden einzeln” multipliziert die Aufgabe für jeden einzeln. Das ist sehr hilfreich, wenn Deine Aufgabe an jeden aus einer Abteilung, Standort oder Gruppe gehen soll, Du aber keine Zeit hast, für jeden händisch eine Aufgabe zu erstellen.
Beispiel: Aufgabe “Arbeitsplatz im Büro vorm Feierabend desinfizieren” soll an jedes Teammitglied aus Emmerthal gehen. Anstatt händisch für jeden eine separate Aufgabe zu erstellen, tippst Du auf “Für jeden”. Somit bekommen alle aus Emmerthal auf einen Schlag eine eigene Aufgabe.
– Zukünftige Aufgabe: Eine Aufgabe, die ein Erscheinungsdatum haben und erst zu dem angegeben Datum in deiner Aufgabenliste zu sehen sind. Mehr dazu in der Lektion “Geplante Aufgaben erstellen”.
Schritt 6: Dateien anhängen
Unter “+ Mehr” kannst Du auch relevante Dateien hochladen. Dafür musst Du auf das Feld tippen, in dem “Datei hinzufügen” steht. Danach öffnet sich automatisch Dein Datei-Manager. Alternativ kannst Du auch das Feld “Foto hinzufügen” auswählen.
Bei dem Hinzufügen von Dateien bitte auf folgendes achten:
– Nur leserliche Bilder anhängen.
– Fotos von Dokumente bitte nur gescannt einstellen, außer es wurde davor anders abgesprochen.
Schritt 7: Aufgabe erstellen
Nach erneuter Überprüfung auf oben rechts auf “Aufgabe erstellen” klicken. Nun ist die Aufgabe fertig.
Wichtig
Schreibe bei der Aufgabenerstellung besser ein paar Wörter mehr als zu wenig.
Der Umfang einer Aufgabe ist einfacher zu verstehen, wenn sie ausführlich beschrieben wurde. Es kann sein, dass die Person, der Du die Aufgabe zuteilst, sich noch nicht mit der Thematik auseinandergesetzt hat. Beschreibe die Aufgabe so, dass jeder sie nachvollziehen kann. Um Missverständnissen aus dem Weg zu gehen, schreibe so detailliert wie möglich und nenne Kolleg*innen bei ganzem Namen. Benutze immer einen rücksichtsvollen und wertschätzenden Umgangston.
Ein “Bitte” und “Danke” kann schließlich nie schaden.
Alles verstanden?
