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Teile diesen kapitelWie erstelle ich eine Information?
Du hast wichtige Informationen, die Du uns unbedingt zeigen möchtest? Wie du bereits gesehen hast, nutzen wir kenbiblick auch, um intern Neuigkeiten zu posten und uns gegenseitig auf dem neuesten Stand zu halten. Diese Lektion demonstriert Dir, wie Du deine Nachricht als Neuigkeit oder Mitteilung veröffentlichst und mit uns teilen kannst.
Lernziele: Nach dieser Lektion
… bist Du in der Lage, Informationen für Deine Kollegen*innen zu veröffentlichen und bist Dir bewusst, was bei der Informationserstellung zu beachten ist.
… weißt Du, wie Du Dokumente an Neuigkeiten oder Mitteilungen anhängst.
Video-Anleitung
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 1: Info erstellen
Auf den pinkfarbigen Button “+”-Knopf tippen.
Schritt 2: Inhalt formulieren
Zuerst muss der Inhalt der Nachricht formuliert werden. Dabei bitte auf unsere Kommunikationsrichtlinie (unter dem Abschnitt “Einführung”) achten.
Schritt 3: Empfänger*in bestimmen
Den Empfänger bestimmen.
WICHTIG: Bitte nicht aus Prinzip “Alle” auswählen, sondern gründlich überlegen, ob es nicht doch nur einzelne Teams sind, für die Deine Information eine Rolle spielt. Bitte nehme Dir die Zeit, um die Empfänger genau zu bestimmen. Damit werden die Informationen bei jedem auf das Wichtigste begrenzt.
Hast Du einen Empfänger bzw. eine Empfängerin hinzugefügt, wird der Name in Pink angezeigt. Tippst Du den hinzugefügten Namen an, wird er grau: Der Empfänger ist nicht mehr für die Aufgabe verantwortlich und wird nicht mehr berücksichtigt.
Zusatz: Umfrage erstellen
Du hast immer die Möglichkeit, eine Umfrage an deine Info anzuhängen. Eine Umfrage beinhaltet eine Frage und mehrere Antwortmöglichkeiten, die Du selbst definieren kannst. Um eine Umfrage hinzuzufügen, tippe auf das Feld, in dem “Umfrage hinzufügen” steht. In der Umfrage kann auch gesehen werden, wer wie abgestimmt hat. Möchte der oder die Gefragte das nicht, kann er die Fragen auch anonym beantworten. Dafür sollte das entsprechende Kästchen angekreuzt werden. Wer dann die Umfrage ausfüllt, kann im Nachhinein nicht identifiziert werden!
Schritt 4: Dateien anhängen
Relevante Dateien hochladen. Dafür musst Du auf das Feld tippen, in dem “Datei hinzufügen” steht. Danach öffnet sich automatisch Dein Datei-Manager. Alternativ kannst Du auch das Feld “Foto hinzufügen” auswählen.
Bei dem Hinzufügen von Dateien bitte auf folgendes achten:
– Nur leserliche Bilder anhängen.
– Fotos von Dokumente bitte nur gescannt einstellen, außer es wurde davor anders abgesprochen.
Schritt 5: Art der Info festlegen
Ist es eine Mitteilung oder Neuigkeit? Je nach dem musst Du den Mitteilungsschalter antippen. Je nach dem, was ausgesucht wurde, ändert sich der Text in der rechten oberen Ecke in “Neuigkeiten erstellen” oder “Mitteilungen erstellen”. Daran kannst Du ebenfalls erkennen, als was Du diese Info eingestellt hast.
Als Mitteilung bekommt deine Info einen Bestätigungsbalken, der auch von jedem Mitarbeiter bzw. jeder Mitarbeiterin bestätigt werden muss. Sollte dies versäumt werden, dann gibt es im Nachhinein die Möglichkeit, eine Erinnerung an diese Mitteilung rauszuschicken.
Dafür muss auf den unvollständigen Bestätigungsbalken und danach auf den Pfeil rechts neben dem Balken tippen. Dann öffnet sich die Liste mit allen Personen, die bestätigt oder nicht bestätigt nicht haben. Dort kannst Du “Erinnern” auswählen.
Schritt 6: Info erstellen
Auf “Neuigkeit/Mitteilung erstellen” klicken und die Information fertigstellen.
Tipp
Falls es sich um ein Dokument handelt, das bereits Online einsehbar ist, kann auch ein Link hineinkopiert werden. Dafür muss die Webadresse kopiert und in die Aufgabe eingefügt werden werden.
Alles verstanden?
