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Teile diesen kapitelA5.4 Aufbauorganisation
Lernziele: Nach dieser Lektion...
… kannst du die Aufbauorganisation und ihre Phasen beschreiben.
… kannst du die Kriterien des Teilens zu bennen und diese erläutern.
… kennst du den Zweck eines Organigramms.
Inhaltsverzeichnis dieser Selbstlernlektion
Aufbauorganisation
Die Aufbauorganisation ist die Struktur für das Teilen als dem Gerüst oder anders ausgedrückt dem Rahmen für die Abläufe (wie in Lektion A5.1 erläutert). Sie umfasst die Strukturgestaltung des Unternehmens bzw. der Einrichtung. Sie hat die Bildung und die Gliederung von funktionalen Einheiten und die Erschaffung der Organisation zum Gegenstand. Es wird horizontal und vertikal geteilt. Die Gliederung folgt nach sachlichen und formalen Prinzipien.
Die Aufbauorganisation beantwortet unter anderem Fragen wie:
Wer übernimmt die Führung?
Wer hat wem was zu sagen?
Wer ist für das Personal verantwortlich?
Die Kriterien des Teilens
Die Tätigkeiten in der Organisation lassen sich auf die verschiedenste Art auf die Mitarbeitenden verteilen, wobei sich gleichartige Aufgaben zu Organisationseinheiten zusammenfassen lassen. Im Vordergrund steht, wie dem Kunden/der Kundin am besten geholfen wird, ohne den Aspekt der Wirtschaftlichkeit, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und die Kommunikation zu vernachlässigen. Die Wahl der Arbeitsteilung hängt unter anderem auch von der Werthaltung und Weltanschauung ab.
Es folgen einige gebräuchliche Kriterien des Teilens:
Kriterium des Wissens und des Könnens
"Wissen und Können sind nicht nur von formellen Ausbildungen abhängig, und so wäre besser zu fragen, wer was kann, als wer was darf." - Paula Lotmar, Edmond Tondeur
Allerdings sieht die Praxis im Normalfall eben anders aus: Durch die Aufbauorganisation wird klar festgelegt, wer was darf, wer mit wem kommuniziert oder wer die Führungsrolle einnimmt.
Probleme ergeben sich bei der Frage nach der Aufteilung in Generalist:innen oder Spezialist:innen. So auch in der sozialen Arbeit. Beim Spezialistentum besteht die Gefahr, dass man nur sein spezielles Aufgabengebiet im Fokus hat und der Blick für das Ganze verloren geht.
Der Vorteil ist, sich Tiefenwissen anzueignen und die Arbeitsqualität hochzuheben. Bei der gemischten Arbeit, also Generalisten- und Spezialistentum, besteht die Gefahr von Oberflächlichkeit und sich zu verrennen. Die Abwechslung der Arbeit gilt klar als Vorteil. Wenn Mitarbeitende rotierend in verschiedenen Arbeitsbereichen tätig sind, schärft das ihren Blick für das Ganze. Hinzu kommt, dass dadurch ein Anstoß zum Lernen erfolgt.
Kriterium der Arbeitsteilung nach Arbeitsbereichen
Im Normalfall findet eine Aufteilung der Aufgaben in Dienstleistung und Verwaltung statt. Innerhalb dieser gibt es weitere Unterteilungen. Der Dienstleistungssektor teilt die Klient/innen nach Kriterien, wie Alter, Geschlecht, Sachhilfe, psychologische Beratung usw., auf. Zu hinterfragen ist immer, was für die Organisation sinnvoll und weiterhin richtig ist und was vielleicht nicht doch schon veraltet ist.
Kriterium der Verbundenheit mit der Organisation
Als Beispiel hierfür können freiwillige Helfer genannt werden: „Freiwillige Helfer können nur ganz bestimmte Arbeiten übernehmen, die sie zeitlich bewältigen können und die sich zeitlich auch streuen lassen.” – Das heißt jedoch nicht, dass sie, ehrenamtliche Mitglieder oder Azubis zur Kaffeemaschinenreinigung oder anderen niederen Arbeit zugewiesen werden sollen.
Teilen der Macht
In sozialen Dienstleistungen gibt es zwei Modelle, die Macht zu teilen: die Machtpyramide und das Machtkollektiv. Häufig findet sich an der Spitze einer Machtpyramide ein Kollektivgremium (Vorstand, Behörde) und an der Basis ein kollektivartiges Mitarbeiterteam.
Macht bedeutet Entscheidungsbefugnis und Einfluss sowie, nicht an hierarchische Positionen gekoppelt zu sein. Außer der formellen, nach außen sichtbaren und im Organigramm festgehaltenen, Machtverteilung gibt es die informelle, meist verdeckte Einflussstruktur. Vielleicht sind Sie selbst eine solche Eminenz? Für das Führen ist es in der Tat wichtig, die wirklichen Einflussverhältnisse zu kennen.
In einer Hierarchie wird Macht abgestuft und den einzelnen Positionen zugeordnet. Mit Ausnahme der Spitze und der Basis der Rangpositionen ist jeder zugleich Vorgesetzter wie Untergebener mit Entscheidungs- und Anordnungsbefugnis, muss auch selbst Anordnungen entgegen nehmen und um Zustimmung fragen.
Teilen der Stelle - die Stellvertretung
Lasse Mitarbeitende an deinem Denken und Handeln teilhaben, dann sind die meisten auch in der Lage, miteinander während deiner Abwesenheit deineAufgabe zu bewältigen. „Die Belastung wird nicht zu groß, wenn die Aufgaben verteilt werden. So können Sie auch vorsorgliche Anweisungen geben.“
Für Krankheit oder Urlaub ist eine Stellvertretungsstruktur dadurch nicht lösbar. „Dafür müssen ein neuer Stellenleiter vorübergehend eingestellt werden. Über längere Zeit kann niemand ohne Schaden zusätzliche Aufgaben übernehmen, für die seine Arbeitszeit nicht vorgesehen ist.“ Dies hätte für alle Bereiche der Organisation negative Auswirkungen.
Phasen der Aufbauorganisation
Aufbauvorbereitung
Sie besteht aus der Aufbauanalyse und der Aufbauplanung. Die Aufbauanalyse ihrerseits besteht aus der Ist-Aufnahme und der Ist-Kritik: Daten und Regelungen der bisher betrieblichen Aufbaustruktur werden gesammelt. Bei der Aufbauplanung erfolgt die Zielplanung und Konzeptplanung auf die künftige betriebliche Aufbaustruktur.
Aufbaugestaltung
Dies ist die zweite Phase des Organisationsprozesses. Sie beschäftigt sich mit der Art und Weise des Vorgehens der Entwicklung der Aufbauorganisation.
Die einzelnen Schritte sind:
🡪 Stellenbildung (Stelle = kleinste organisatorische Einheit). Diese geschieht mittels Aufgabenanalyse (= schrittweise Zerlegung der Gesamtaufgabe in ihre einzelnen Bestandteile, z.B. als Verrichtungsanalyse wie Körperpflege, Verbandwechsel oder Objektanalyse wie Patient/in bzw. Kund/in).
🡪 Danach erfolgt die Aufgabensynthese (= bei der die mittels Aufgabenanalyse ermittelten Aufgaben zu Stellen zusammengefasst werden und bei der diese in einen synthetischen Gesamtzusammenhang gebracht werden). Bei den Stellen unterscheidet man: Eine Instanz ist eine Stelle mit Leitungsbefugnis; sie ist mit Weisungsbefugnis ausgestattet. Weiterhin gibt es die Linienstelle und Stabsstelle (s. Lektion 5.2 Organisationssysteme)
🡪 Aufbaufestlegung: Die Stellen werden mit Aufgaben ausgestattet. Die Aufgaben erhalten Befugnisse (Zuständigkeit für eine Aufgabe), z.B. Entscheidungs-, Weisungsbefugnisse. Schließlich kommt noch die (interne) Verantwortung (persönliches Einstehen für die Folgen von Handlungen und Entscheidungen) hinzu.
Danach werden Organisationseinheiten gebildet und miteinander verbunden, so dass Bereiche und Abteilungen entstehen.
Bei der Aufbaufestlegung ist auch die Ausprägung der Zentralisation und Dezentralisation zu treffen:
Zentralisation: gleichartige Teilaufgaben werden zu einem
Zentrum zusammengefasst, das als Organisationseinheit eine Abteilung oder eine Stelle sein kann
Dezentralisation: Verteilung gleichartiger Aufgaben auf
mehrere Abteilungen bzw. Stellen, die nicht zu einem Zentrum gehören
Weiterhin ist es häufig sinnvoll, bei der Aufbaufestlegung nach Vollzeit- und Teilzeittätigkeit zu unterschieden.
🡪 Es entsteht eine Organisationsstruktur: Durch das Zusammenfügen von Organisationseinheiten und den zugehörigen Verbindungen entstehen Organisationsstrukturen
Aufbaueinführung
Dies ist die letzte Phase des Organisationsprozesses. Es können sich Widerstände ergeben, z. B. in der Angst vor Neuem, Angst vor dem Versagen usw.
Die Einführung besteht aus der Aufbauentwicklung (mit Aufbaubegründung, – präsentation, -realisierung, -kontrolle) und der Aufbaudokumentation. Die Aufbaudokumentation beinhaltet insbesondere den Organisationsplan, Stellenbeschreibungen, Stellenbesetzungsplan und Funktionendiagramm.
Organigramm
Ein Organigramm ist eine grafische Darstellung von Strukturen und der Aufbauorganisation. Es veranschaulicht die Aufgabengliederung (Zerlegung eines Aufgabenkomplexes in Teilaufgaben) bzw. die Gliederung der Stellen und Abteilungen (häufig pyramidenförmige Darstellung) sowie die Kommunikationsbeziehungen zwischen den organisatorischen Einheiten (Bereichsbildung).
Organigramm der Ablauforganisation bildet Arbeitsfolgen in zeitlicher oder in räumlicher Hinsicht (Weg-, Lauf- und Verkehrsorganigramm) ab.
Arbeitsgliederungsorganigramme stellen die Zerlegung von Aufgaben in Arbeitsgänge und Gangelemente, Besetzungsorganigramme die zeitliche Beanspruchung von Personen oder sachlichen Hilfsmitteln im zeitlichen Nacheinander dar; Harmonogramme beschreiben (gleichzeitige) Arbeitsfolgen in räumlicher und zeitlicher Hinsicht.
Organigramme können jeweils durch textliche organisatorische Beschreibungen ergänzt werden (z. B. Stellenbeschreibungen, Organisationsanweisungen, Organisationshandbücher; Geschäfts- verteilungsplan).
Die Organisationsstruktur von kenbi (siehe oben) entspricht einem hierarchischen Aufbau. Dadurch sind die Aufgaben und Aufträge klar zugeordnet. Co-CEO, CFO, CTO und MD Care sind auf der ersten Hierarchieebene, die “Leads” (Abteilungsleitungen) auf der zweiten Ebene und alle anderen (die grauen Kästchen) auf dritter Ebene. Die Reihenfolge der grauen Kästchen stellen hier jedoch keine Rangfolge oder hierarchische Abstufungen dar. Bei kenbi ist die Hierarchi flach, da sie nur aus drei Hierarchiestufen besteht.
Das hat den Vorteil, dass kenbis einen größeren Handlungsspielraum haben, eigene Entscheidungen treffen können und Verantwortung übernehmen. Dabei sind Eigeninitiative und Selbstorganisation zwei notwendige Eigenschaften.
Entscheidungen gehen durch weniger Instanzen durch und werden schneller getroffen. Die Kommunikationswege sind kürzer und dadurch lässt sich flexibler auf Veränderungen reagieren.
Wichtig sind ein kollegiales Miteinander und ein familiärer Umgangston!
Zusammenfassung
Was Du Dir merken solltest
Die Aufbauorganisation bildet das hierarchische Gerüst einer Organisation und beschreibt, wer welche Entscheidung von wem bekommt und an wen diese weitergegeben werden (vertikaler Informations- und Anordnungsfluss).
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Aufbauorganisationen können nach Wissens und Können; nach Arbeitsbereichen; Verbundenheit der Organisation; Macht und Stelle geteilt werden.
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Zur Einführung einer Aufbauorganisation sind Daten und Regelungen der bis betrieblichen Aufbaustruktur (Aufbauvorbereitung), Aufgabenanalysen und -synthesen (Aufbaugestaltung) und die Aufbauentwicklung und -dokumentation (Aufbaueinführung) zu berücksichtigen.
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Ein Organigramm stellt die Aufbauorganisation grafisch dar.
