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Teile diesen kapitelA1.5 Führungsverantwortung Teil 3 – Mögliche Verantwortungsbereiche
Lernziele: Nach dieser Lektion...
… kennst du die Verantwortungsbereiche der Pflegedienstleitung und Heimleitung.
… siehst du den Zusammenhang zwischen Aufgaben und Stellenbeschreibung.
… kennst du die Bedeutung von Kontrolle, Auswahl und Information.
Inhaltsverzeichnis dieser Selbstlernlektion
Die verschiedenen Verantwortungsbereiche
Ein möglicher Verantwortungsbereich kann mit der Position einer Pflegedienstleitung oder Heimleitung verbunden sein.
Die Verantwortlichkeitsbereiche der Pflegedienstleitung
Die Pflegedienstleitung ist die Bezeichnung für die verantwortliche und gesamtverantwortliche Pflegefachkraft. Sie leitet und trägt die Verantwortung für alle Pflegefachkräfte im Krankenhaus, Altersheim/Pflegeheim oder einem ambulanten Pflegedienst. Als Pflegedienstleitung hat man die gesamte Personalverantwortung für den Einsatz der Pflegefachkräfte und der Pflegehilfskräften (z. B. Auszubildende, Teilnehmer am freiwilligen sozialen Jahr etc.). In großen Pflege-Einrichtungen (über 100 Pflegefachkräfte) wird die Funktion auch Pflegedirektor/-in bzw. -direktion genannt.
Die Verantwortlichkeitsbereiche der Heimleitung
Die Heimleitung übernimmt das Planen und Überwachen des Heimbetriebes. Des Weiteren übernimmt die Heimleitung meist noch die Aufgaben der kaufmännischen Leitung des Heimes und ist zuständig für die Personalauswahl und Personalführung. Die Heimleitung trägt die Verantwortung für die bestmögliche Versorgung und Unterbringung der Heimbewohner.
Sollte im Heimbetrieb etwas schief laufen, oder sollten wichtige Entscheidungen zu treffen sein, wird man immer zuerst an die Heimleitung herantreten und um schnelle Lösung bitten.
Die nachfolgende Auflistung möglicher Aufgaben sind kein Muss, letztendlich werden in der Stellenbeschreibung zum Arbeitsvertrag die Verantwortlichkeiten festgelegt, sofern vorhanden.
Sicherung einer qualifizierten Pflege, Betreuung und Versorgung der alten und pflegebedürftigen Bewohnerinnen und Bewohner
Begleitung von Organisationsentwicklungsmaßnahmen (z. B. Personalkostensenkung, Rationalisierung, Zusammenlegung von Stationen und Bereichen, Überprüfung von Pflegestandards, Dienstanweisungen, Betriebsvereinbarungen)
Aufsicht über die Medikamenten von der Verordnung und Apothekenabgabe bis zur Dosierung an die Patienten
gute Zusammenarbeit mit Angehörigen und Betreuern
die interne Weitergabe und Strukturierung von Informationen (z. B. Übergabe, Personalgespräche vorbereiten und eventuell leiten, Besprechungen mit Stationsleitungen, Rundschreiben, Intranet- Verteiler)
Koordination der Gesamtaufgaben der Einrichtung (u. a. Management, Struktur- und Ablauforganisation, Finanzen, Beachtung aller relevanten rechtlichen und vertraglich vereinbarten Vorgaben)
Arbeitsorganisation und -abläufe, Personaleinsatz in Funktionsbereichen sowie auf den Stationen, Zusammenstellung von Schichten oder Teams (vgl. Rahmendienstplan) bzw. Änderung der Dienstpläne bei Krankheitsvertretungen
Arbeitsvorbereitung und -einteilung, stichprobenartige Leistungskontrollen
enge Zusammenarbeit mit allen Überwachungsorganen (Heimaufsicht, MDK usw.)
professionelle Vertretung der Einrichtung nach außen
In der Geschäftsführung, Beteiligung an der Öffentlichkeitsarbeit (Reportagen, Tage der offenen Tür, Kontakte zur Presse u. ä.)
Erstellung, Anpassung, Umsetzung und ständige Verbesserung des Heimkonzeptes
berufsgruppenübergreifend Kooperation initiieren und als Prozess begleiten, z. B. Qualitätszirkel, Projektgruppen
Qualitätssicherung und -weiterentwicklung in der Pflege z. B. Analyse der Pflegedokumentation und bereits in Kraft getretener Pflegestandards, Pflegevisiten, Qualitätsberichte
interne Angelegenheiten z. B. regelmäßige Besprechungen, Überwachung der Probezeit, berufsvorbereitende und -begleitende Personalentwicklung, Gespräche mit Arbeitsschutzbeauftragten, Brandschutzbeauftragten, Datenschutzbeauftragten u. a. behördlichen Vertretern
Pflegevisiten organisieren und ggf. begleiten
Beschwerdemanagement, systematischer Umgang mit Beschwerden/Reklamationen von „Kunden“ zur Vermeidung künftiger Fehler, Vorbereitung künftiger Qualitätsprüfungen (Audit o. ä.)
Entwicklung, Anwendung bzw. Umsetzung von Anhaltszahlen u. a. Personalbedarfsberechnungsmethoden für die verschiedenen Arbeitsbereiche in der Pflege sowie ggf. auch an ihren Schnittstellen (z. B. Hauswirtschaft, Reinigung) zzgl. der evtl. erforderlichen internen Absprachen z. B. mit dem Hauswirtschaftsbereich sowie externe Verhandlungen mit den Kostenträgern
Absicherung und Wahrung der Rechte der Einrichtung und der Mitarbeitenden
Beteiligung an der Gesamtbetriebsführung, z. B. Mitwirkung bei der Aufnahme neuer Pflege- und Betreuungsverträge, strategische Personalplanung, Mitwirkung bei personellen Maßnahmen, rechtliche Präsenz der Geschäftsführung/Vertretung
Schaffung eines angenehmen Betriebsklimas, in dem jeder Mitarbeiter optimale Leistungen erbringt und sich mit der Einrichtung identifiziert Führung der Mitarbeiter unter Berücksichtigung ihrer Interessen, Stärken und Schwächen rechtzeitiges Erkennen von Problemen im Arbeitsprozess (Burn-out, Sucht, Mobbing) und Schaffung eines geeigneten Konfliktmanagements
Personalführung (z. B. strukturierte Mitarbeitergespräche, Bewerbungsgespräche, Mitarbeitermotivation, evtl. Mitwirkung an der Planung und Organisation der Personalentwicklung (z. B. Einarbeitungskonzept für neue Mitarbeiter, Entwicklung und Aktualisierung von Stellenbeschreibungen, Laufbahn- und Karriereplanung in der Pflege, Nachfolgevorbereitung), Beurteilungen, Stellungnahme zu Abmahnungen, Kündigungen, Zwischen- und Arbeitszeugnisse, Überprüfung von Dienst- bzw. Schichtplänen sowie Überprüfung der Urlaubsplanung, Ideen-Management
Sicherung einer effektiven und kooperativen Zusammenarbeit mit allen externen Kooperationspartnern
Zusammenarbeit mit externen Kooperationspartnern; z. B. Gesundheitshäusern, Arztpraxen, Praxiskliniken, externer Reinigungsfirmen
Optimierung der Warenwirtschaft (z. B. Produktauswahl, Absprachen mit internem Einkauf oder Einkaufsverbund, Lagerhaltung, Steuerung des Materialflusses, Aufdeckung von Verschwendung oder Schwund)
Hinweis
Regelmäßig nicht dazu gehören die der Küche und Hauswirtschaft zuzuordnenden Lebensmittel, allerdings wird das Handling der Essensausgabe und Ernährungsberatung oft dem Pflegebereich zugeordnet.
Aufgaben und Stellenbeschreibung
Die Beschreibung dieser Aufgaben sollte in der jeweiligen Stellenbeschreibung erfolgen bzw. dort konkretisiert werden. Stellenbeschreibungen erfassen bekanntlich die Anforderungsarten, -profile und den gewünschten Ausprägungsgrad der Anforderung. Auf diese Weise lässt sich sofort die gewünschte Qualifikation ablesen.
Es besteht jedoch keine Verpflichtung zur Erstellung einer, jederzeit änderbaren Stellenbeschreibung. Sie macht aber allen Beteiligten die Kompetenzen und auch die Grenzen der beschriebenen Stelle deutlich.
Kontrolle, Auswahl und Information
Kontrolle, Personalauswahl und Information werden als die Führungsaufgaben angesehen. Je nach Tradition in Ihrem Unternehmen und Ausgestaltung der Stellenbeschreibung für Führungskräfte können noch andere Führungsaufgaben dazugehören.
1. Auswahl: Die Auswahl im Bereich der Führungskraft in der Pflege bezieht sich vor allem auf die anforderungsgerechte Auswahl und den optimalen Einsatz der Mitarbeiter. Dabei werden die Anforderungsprofile der anstehenden Aufgaben (Stellen) mit den Fähigkeitsprofilen der Mitarbeiter verglichen. Neben der fachlichen Qualifikation (Fach- und Methodenkompetenz) wird auch auch die persönlichen Eignung (soziale Kompetenz) immer bedeutsamer. Bestehen hier Mängel, wie z. B. fehlende Qualifikation (Kompetenzen und Schlüsselqualifikationen) oder aktuelles Wissen, wird mittels geeigneter Personalentwicklungsmaßnahmen (Vermittlung von Wissen i. S. einer Fort- und Weiterbildung) eingegriffen. Die Auswahl an Personal kann und sollte nicht delegiert werden.
2. Information: Die Information beinhaltet Selbst- und Fremdinformation. Zum einen soll sich die verantwortliche Führungskraft in der Pflege jederzeit über alle dienstlich relevanten Dinge selbst informieren, andererseits braucht sie Mitarbeiter, die ihr die entsprechenden Informationen zukommen lassen (Hol- und Bringschuld). Möglichkeiten dazu bieten ein funktionierendes Qualitätsmanagement und eine verantwortungsbewusste und effektive Dienst- und Betriebsorganisation.
3. Kontrolle: Kontrolle ist eine nicht delegierbare Aufgabe von Führungskräften. Sie umfasst sowohl das Feststellen der Differenz von Soll- (Plan-) und Ist-Werten (Soll-Ist-Vergleich), als auch das Bestimmen von Korrekturmaßnahmen wie z. B. die Überprüfung, ob die beschlossenen Maßnahmen/Zielvereinbarungen greifen. Dies findet in den jährlichen Mitarbeitergesprächen statt. Eine Folge von Abweichungen kann sein, dass es zu Versetzungen oder Rückgruppierungen und, wenn notwendig, auch zu arbeitsrechtlichen Sanktionen wie Ermahnung, Abmahnung bis hin zur Kündigung kommt.
Zusammenfassung
Was Du Dir merken solltest
Die Pflegedienstleitung ist für den gesamten pflegerischen Dienst zuständig.
Bei Problemen ist die Heimleitung der erste Kontakt.
Stellenbeschreibungen helfen, unter anderem Diskrepanzen zwischen Anforderungen und Vorstellungen zu reduzieren.
Kontrolle, Personalauswahl und Information sind Aufgaben einer Führungskraft.
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