Im ambulanten Bereich sind die (mit den Kostenträgern vereinbarten) Mindestausstattungen und die selbst definierten Aufgaben bzw. Einzugsgebiete die ersten Anhaltspunkte für die Berechnung der Personalmenge.
Im nächsten Schritt werden die Kenntnisse zum Zeitpunkt der Planung bereits ungenauer. Es stellt sich hier die Frage: Welchen Bedarf haben die zukünftigen Klienten und Klientinnen? Wichtig ist also die zu erwartende Verteilung nach den einzelnen Pflegegrade und zusätzlich der zu erwartende Aufwand bei den Leistungen nach dem SGB V (Krankenversicherung). Auf die Ermittlung oder Nennung von weiteren Leistungen, wie sie z. B. bei Selbstzahler/innen möglich wären, soll hier verzichtet werden. Je nachdem, wie viele Klienten und Klientinnen in welcher Pflegestufe eingestuft sind, ist ein höherer oder niedriger Pflege- und Betreuungsaufwand zu leisten. Damit einher geht selbstverständlich die Personalmenge, die rekrutiert werden muss.
Im ambulanten Bereich kann anhand der Anzahl der Klienten und den vereinbarten Leistungsentgelten ermittelt werden, wie hoch die Erträge sind, die für den Einsatz an Personal zur Verfügung stehen. Ein anderer Zugang wäre die Ermittlung der Zeiten, die den Leistungen entsprechend hinterlegt und damit finanziert sind.
Der Gesetzgeber fordert im SGB XI, dass sich die Einrichtung beim Personaleinsatz am notwendigen Bedarf der Pflegebedürftigen ausrichtet. Eine bewohnerorientierte Einsatzplanung muss sich demzufolge an den begründeten Bedürfnissen der Pflegebedürftigen, den finanziellen Belangen der Einrichtung und den Interessen der Mitarbeiter orientieren und diese, so weit wie möglich, berücksichtigen.
Am Anfang steht die Ermittlung der Leistungen für die Pflegebedürftigen, die sich im Rahmen der leistungsgerechten Entgelte (Pflegesatzvereinbarung) am Maß des Notwendigen orientieren müssen und nicht darüber hinausgehen dürfen.
Gleichzeitig müssen die Leistungen wirtschaftlich erbracht werden. Berücksichtigt werden dabei auch die Häufigkeit der Leistungserbringung, die notwendige Qualifikation der Pflegekräfte und ob ggf. zusätzliche Leistungen zulasten anderer Kostenträger notwendig sind oder gewünscht werden (z. B. auch Zusatzleistungen nach SGB XI). Die Leistungen werden für jeden Bewohner individuell ermittelt. Zu beachten ist auch, wann (zu welcher Zeit) die Leistungen erbracht werden sollen.
Neben der Ermittlung der direkten Leistungen für die einzelnen Pflegebedürftigen müssen auch alle indirekten Leistungen geplant und berücksichtigt werden.
Im nächsten Schritt wird der notwendige Mitarbeiterbedarf ermittelt. Dabei ist zu beachten, dass die Bruttoarbeitszeit (vereinbarte Arbeitszeit) um die Ausfallzeiten gekürzt werden muss. Daraus wird die Nettoarbeitszeit abgeleitet. Die ermittelten Leistungszeiten werden durch die Nettoarbeitszeit dividiert und ergeben die notwendige Zahl der Vollzeitkräfte.
Hinweis: Die so ermittelte Zahl muss mit der Zahl der refinanzierten Vollzeitkräfte verglichen und bei Differenzen müssen die ermittelten Leistungszeiten und -mengen überprüft und ggf. angepasst werden.
Durch die Auswertung der individuellen Bewohnerprofile können im nächsten Schritt tageszeitbezogen der direkte Leistungsbedarf und der notwendige Zeitaufwand abgebildet werden. So kann für jeden Wochentag und jeden Pflegebereich ein Verteilungsprofil erstellt werden, das die notwendigen Arbeitszeitkontingente tageszeitbezogen darstellt. Hier werden die Arbeitsspitzen und Zeiten mit weniger Personalbedarf sichtbar.
Verschiebungen und Anpassungen von Tätigkeiten im Tagesablauf sollten sich in der Regel nur auf indirekte Tätigkeiten beziehen. Die so ermittelten Verteilungsprofile bilden die Grundlage für den Mitarbeitereinsatz (Tourenplan) und die Planung der Dienst- und Schichtzeiten.