A2.1 Grundlagen der Personalbedarfsplanung Teil 1

Geschützt: PDL-Ausbildung: Modul A – Management Kompetenz – PERSONAL PDL-Kurs: Kapitel A2 – Personaleinsatzplanung A2.1 Grundlagen der Personalbedarfsplanung Teil 1

Lernziele: Nach dieser Lektion...

… weißt du, was die Personalbedarfsplanung ist.

… hast du die Arbeitsplatzmethode kennengelernt.

… weißt du, wie die Netto-Jahresarbeitszeit berechnet wird und was die Probleme beim Absentismus sind.

Inhaltsverzeichnis dieser Selbstlernlektion

Personalbedarfsplanung
Methoden der Personalbedarfsplanung
Netto-Jahresarbeitszeit
Absentismus

Vorrangige Aufgabe der Personalbedarfsplanung ist die Ermittlung der notwendigen Mitarbeitenden (Arbeitskräfte), die zur Leistungserbringung in den Gesundheitseinrichtungen notwendig sind. Berechnungen des SOLL- Personalbedarfs stellen somit die quantitative Dimension des Personalmanagements dar. Es geht also erst einmal um die benötigte Menge an Mitarbeitenden.

Der Zweck einer Personalbedarfsplanung ist vorrangig:

Sicherstellung der notwendigen Personalressourcen (erkennbar in der Stellenplanung, im Personalbudget, als Personalkosten, im Bericht des Personalcontrolling)

Erreichen des Organisationszieles (Sicherstellung der Patientenversorgung auf adäquatem/gewünschtem Qualitäts- und Leistungsniveau) unter Berücksichtigung der übergeordneten Ziele des Unternehmens

Überprüfung der Personalausstattung im Rahmen der Budgetplanung (Personalbudgetverhandlungen), z. B. bei Beantragung von zusätzlichem Personal

Feststellung des Personalneubedarfes bei Leistungserweiterung (z. B. der Pflegedienst Gageria GmbH plant eine Tageseinrichtung für Demenzkranke)

Vor der Vorstellung der Berechnungsmethoden sehen wir uns nun die Entwicklung der Berechnungsmethoden an.

Gängige Methoden der Personalbedarfsrechnung sind die Arbeitsplatzmethode oder die Leistungseinheitsrechnung (Anhalts-, Kennzahlenrechnungen) eingesetzt. Die Anhaltszahlen fanden bis in die 1990er-Jahre regelmäßige Anwendung in der Personalbedarfsberechnung.

Welche Arbeitsplätze sind in welchen Zeiträumen zu besetzen?

Besetzung des Fahrers/der Fahrerin, Pförtners/ Pförtnerin, Sicherheitsbeauftragte/r

Vorteile: einfache Berechnung, zu viel Personal kann schnell erkannt werden (Abzählen im Stellenplan)

Nachteile: Leistung und Nicht-Leistung werden nicht berücksichtigt. In jedem Fall muss die Ausfallquote beachtet werden.

Die Arbeitsplatzmethode berechnet die tatsächlich notwendigen Stellen, die auf einer Station oder in einer Wohngruppe benötigt werden. Deshalb wird sie Methode der Mindestbesetzung oder Vorhalteleistung genannt.
Praktisch wird sie vor allem in den o. g. Besetzungen genutzt. Bei der Anwendung der Arbeitsplatzmethode muss zeitgleich berechnet werden, wie hoch die Ausfallquote ist.

Die Ausfallquote bezeichnet den Anteil der Mitarbeitenden, die nicht an ihrem Arbeitsplatz sind. Abwesenheiten können dabei verschiedenartige Ursachen haben.

Zu den quantitativen Ausfalls-, Fehl-, oder Abwesenheitszeiten (FZ), welche durch Berechnungen relativ einfach erfassbar sind, zählen u. a.:

Erholungsurlaub (+ tariflich gegebener Zusatzurlaub)
Freistellung
Beschäftigungsverbote (z. B. laut Mutterschutzgesetz [MuSchG]*)
Bundesfreiwilligendienst (belasten Stellenpläne nicht)
Supervision, Coaching etc.
Sonderurlaube, Dienstreisen, Bildungsurlaub
Dienstfreistellung, z. B. Personalentwicklungsmaßnahmen o. a. Aus-, Sonder-, Fort- und Weiterbildung
sonstige dienstfreie Tage (Feiertage…)
Sozialzeit (Essenspausen usw.)
diverse Ausfallszeiten (Arztbesuche, Erledigungen auf dem Amt…)
Krankheit (meist laut Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung oder 3- Tage-Frist)
Dauerkranke
Kuraufenthalte/Reha- und Heilverfahren
Arbeitsbefreiung aus besonderen Gründen (§ 52 TVöD)

*in der Phase des Erziehungsurlaubs fallen keine Personalkosten für die Mitarbeiterin an, ggf. muss eine Schwangerschaftsvertretung beschäftigt werden.

Ausfallquote (in %) = Ausfallzeit (in Stunden) /

gesamte Arbeitszeiten (in Stunden)

Die Quote ist nur valide, wenn ein ausreichend langer Zeitraum (z. B. ein Jahr) berechnet wurde.

Gesamte Arbeitszeit

Im Pflegeheim Sonnenschein arbeiten in einem Wohnbereich acht Mitarbeitende aus der Pflege und Hauswirtschaft. Wie hoch ist die Ausfallquote?

Wochenarbeitszeit: 38,5 h

Arbeitswochen pro Jahr: 52 Wochen

Anzahl der Mitarbeitenden: 8

ergibt eine gesamte Arbeitszeit von: 38,5 x 52 x 8 = 16.016 Stunden

Ausfallzeit (Urlaub)

Alle Mitarbeitenden hatten einen Urlaubsanspruch von 30 Tagen laut Tarifvertrag:

Arbeitszeit pro Tag bei 5-Tage-Woche: 38,5 / 5 = 7,7 h

Urlaub: 30 Tage

Urlaub in Stunden: 30 x 7,7 = 231 Stunden

Mitarbeitende: 8

ergibt eine Ausfallzeit (Urlaub) von: 8 x 231 =1.848 Stunden

Ausfallzeit (krank)

Alle Mitarbeitende waren mal krank. Insgesamt ergaben sich dadurch 65 Tage Fehlzeiten durch Krankheit:

Krankentage: 65 Tage

Ausfallzeit (krank) in Stunden: 65 x 7,7 = 500,5 Stunden

Ausfallzeit (Sonstige)

Zwei Mitarbeitende haben an Fort- und Weiterbildungen von insgesamt fünf Tagen teilgenommen. Ein Mitarbeiter war einen Tag als Schöffe tätig. Ein/e Mitarbeitende/r war zu einer vierwöchigen Kur. Dies ergibt insgesamt 36 Tage weitere Fehlzeiten:

Fehltage: 36 Tage

Ausfallzeit (Sonstige) in Stunden: 36 x 7,7 = 277,2

Fehltage solcher Art können vorausgeplant werden, in Zeiten knapper Budgets sollten sie auf ein Minimum reduziert werden.

Ausfallquote

Addiert man die gesamten Ausfallzeiten, ergeben sich insgesamt 2625,7 Stunden. Wenden wir nun die Formel an, ergibt sich folgende Ausfallquote:

Ausfallquote (in Prozent): 2.625,7 Stunden / = 16,4 Prozent

16.016 Stunden

Die Wohngruppe hat also eine Ausfallquote von 16,7 Prozent und liegt damit über der in den Pflegesätzen und anderen Entgelten hineingerechnete Ausfallquote von ca. 15 Prozent. In der Pflege liegt die Ausfallquote bei ca. 20 Prozent.

Nun berechnet man aus der Ausfallquote den sogenannten Ausfallfaktor nach folgender Formel:

Ausfallfaktor = 100 / (100 – Ausfallquote in Prozent)

Ausfallfaktor

Rechnen wir also mit unserem Beispiel weiter. Der Ausfallfaktor der Wohngruppe beträgt:

Ausfallfaktor: 100 / (100-16,4%) = 1,19

Was sagt der Ausfallfaktor aus? Unter Berücksichtigung der Fehlzeiten benötige ich in der Wohngruppe nicht eine/n Mitarbeitende/n, sondern rechnerisch 1,19 Mitarbeitende/n, um den Dienst zu sichern.

Der Personalbedarf der Wohngruppe beträgt also 9,52 Mitarbeitende. Die Leistung der Mitarbeiter wird nicht berücksichtigt.

Merke:

Die Arbeitsplatzmethode wird vorrangig für Stellen verwendet, die in jedem Fall (unabhängig von der Leistung) besetzt werden müssen (z. B. Pforte). Aus wirtschaftlichen Gründen sind solche Stellen durch zusätzliche Tätigkeiten anzureichern, damit eine Leistungsauslastung erreicht wird (z. B. verteilt die Pforte Post oder bedient die Kopierstelle).

Eine weitere Methode, den Ausfall zu berechnen, ist die Berechnung der sogenannten Netto-Jahresarbeitszeit. Hier wird der Ausfall von der vorher ermittelten Brutto-Arbeitszeit abgezogen.

Folgender Ablauf wird dabei eingehalten:

– die Ermittlung der Brutto-Jahresarbeitszeit

– die Ermittlung der Ausfallquote

– die Ermittlung der Netto-Arbeitszeit

Die Brutto-Jahresarbeitszeit ist die vertragliche Wochenarbeitszeit, berechnet als Jahresarbeitszeit, und entspricht der theoretischen Verfügbarkeit eines/einer Mitarbeitenden pro Jahr, abhängig vom Arbeitseinsatz. Die Berechnung hängt dabei vom jeweiligen Tarifvertrag ab.

In unseren Beispielen gehen wir von einer 5-Tage-Woche bei insgesamt 38,5 Wochenstunden aus. Selbstverständlich sind auch eine 6-Tage-Woche oder 40 Wochenstunden möglich.

Sie kann bei Bedarf berechnet werden als:

Arbeitszeit pro Tag

Arbeitszeit pro Woche

Arbeitszeit pro Monat

Arbeitszeit pro Jahr

Die Netto-Jahresarbeitszeit ist die um die Fehlzeit korrigierte Jahresarbeitszeit. In dieser Zeit steht der/die Mitarbeitende real zur Verfügung. Sie kann wie die Brutto-Jahresarbeitszeit ebenfalls pro Tag, Woche, Monat und Jahr berechnet werden.

Kalendertage	365
abzgl. Samstage und Sonntag	-104
abzgl. Feiertage (abhängig vom jeweiligen Bundesland)	-11
= Arbeitstage (Brutto-Jahresarbeitszeit)	250
abzgl. Fehlzeiten	(-40)
= Arbeitstage (Netto-Jahresarbeitszeit)	210
7,7 h/Tag (abhängig vom Tarifvertrag)	1617

Unter Absentismus versteht man Fehlzeiten, die aufgrund fehlender Arbeitsmotivation (auch innerer Kündigung) entstehen. Sie entstehen z. B. durch Arbeitsunlust (fehlender Einsicht), schlechtem Führungsstil oder durch als schlecht empfundene (tatsächliche) Arbeitsbedingungen.

Das bedeutet auch:

Nicht jede Fehlzeit lässt sich dauerhaft über den Dienstplan und Telefonanrufe korrigieren.
Je öfter solche Notlösungen angewandt werden, desto höher werden auf lange Sicht die Fehlzeiten.
Die Fürsorgepflicht (des Arbeitgebers) besteht nicht nur gegenüber kranken, sondern auch gegenüber den gesunden Mitarbeitern.

Gehe den Ursachen der Entstehung der Fehlzeiten der Mitarbeitenden auf den Grund. Mit den richtigen Fragen kannst du dir einen Eindruck von der individuellen Belastungssituation, dem empfundenen Stress oder den Gründen für die Unzufriedenheit verschaffen. Durch regelmäßige Gespräche kann ein gegenseitiges Vertrauen aufgebaut werden.

Mögliche betriebliche Maßnahmen gegen steigende Fehlzeiten können sein:

klare Regelungen, wie mit Fehlzeiten im Betrieb umgegangen wird, also
- mit kranken Mitarbeitenden (Rückkehrgespräche, Veränderungen des Arbeitsplatzes etc.)
- mit den Mitarbeitenden, die vertreten müssen
Gespräche mit Mitarbeitern, die hohe Fehlzeiten aufweisen (Ursachen, Hilfestellung, Unterstützung, ggf. aber auch arbeitsrechtliche Konsequenzen)

Fehlzeiten wirken sich nicht nur auf das Arbeitsklima aus, sondern können zu schlechter Pflege führen. Ursachen dafür können überlastetes Personal oder auch zu wenig Personal sein.

Im Anschluss dieser Lektion werden die Anhaltszahlenmethode, die Leistungseinheitsrechnung sowie andere Methoden der Personalbedarfsrechnung behandelt.

Zur Personalbedarfsberechnung ist die Arbeitsplatzmethode unter der Berücksichtigung der Ausfallzeit eine gängige Methode.

Die Arbeitsplatzmethode ist die Summe aller Arbeitsplätze in einem bestimmten Zeitraum und die Ausfallquote ist der Quotient (Ergebnis einer Division) von Ausfallzeit / gesamte Arbeitszeit.

Die Netto-Jahresarbeitszeit entspricht der tatsächlichen Verfügbarkeit eines/einer Mitarbeitenden.

Wichtig ist, das Gespräch mit den Mitarbeitenden zu suchen und sie zu unterstützen

Zuletzt erwarten Dich nur noch ein paar abschließende Fragen, welche entweder eine oder mehrere richtige Antworten beinhalten können. Du kannst Dir dabei so viel Zeit lassen, wie Du möchtest. Im Notfall können die Fragen auch wiederholt werden. Viel Erfolg!

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