A3.2 Einstellungsgespräch

Geschützt: PDL-Ausbildung: Modul A – Management Kompetenz – PERSONAL PDL-Kurs: Kapitel A3 – Beratung, Anleitung, Einarbeitung A3.2 Einstellungsgespräch

Inhaltsverzeichnis dieser Selbstlernlektion

1. Das Einstellungsgespräch – Einleitung

2. Vorbereitung des Gesprächs und Auswertung

3. Fragen stellen

4. Verhalten im Vorstellungsgespräch

5. Allgemeine Tipps und Hinweise

6. Zusammengefasst: Für die praktische Arbeit bei der Personalauswahl bedeutet dies…

Das Einstellungsgespräch ist eine bekannte Methode der Personalauswahl. Ein Einstellungsgespräch kann vom Ablauf her völlig frei, teilweise strukturiert oder gänzlich strukturiert durchgeführt werden. Das Einstellungsgespräch wird auch Vorstellungsgespräch genannt. In vielen Unternehmen unterscheidet man auch zwischen dem eigentlichen Vorstellungsgespräch und dem Einstellungsgespräch als Gespräch mit dem zukünftigen Mitarbeiter.
Üblicherweise läuft ein Einstellungsgespräch teilweise strukturiert ab, d. h. die Führungskräfte bedienen sich eines Gesprächsleitfadens o. ä. Hilfsmittel.

Das Einstellungsgespräch ist immer noch das vielleicht wichtigste Instrument der Personalauswahl. Zum einen erhält der Bewerber in diesem Gespräch die Informationen über das Unternehmen, den Arbeitsplatz, die Tätigkeit und die genauen Arbeitsanforderungen, die den Ausschlag für seine Entscheidung geben. Zum anderen können sich zukünftige Vorgesetzte ein Bild von dem Bewerber und seinen Fähigkeiten und Fertigkeiten machen. Qualifikationen und Verhalten mehrerer Bewerber können dabei miteinander verglichen und so der passende Mitarbeiter gefunden werden. In einem Einstellungsgespräch werden ggf. auch Rahmenbedingungen wie Gehalt, Prämien oder Aufstiegsmöglichkeiten geklärt.

Das Einstellungsgespräch ist im Gesundheitswesen immer noch das Mittel der Wahl bei der Suche nach geeignetem Personal. Kritisch zu beachten ist aber, dass ein Einstellungsgespräch:

- - nur eine Momentaufnahme ist, eine endgültige Aussage über die Fähigkeiten des Bewerbers aber erst nach Ablauf der Probezeit getroffen werden sollte,

- - zu einer „Werbeveranstaltung“ sowohl des Bewerbers als auch des Unternehmens werden kann.

Beide Seiten zeigen sich, die Ernsthaftigkeit des Gespräches vorausgesetzt, nur von ihrer besten Seite. So kann es zu Fehleinschätzungen bis hin zu Fehlbesetzungen kommen, die kostenintensive Konsequenzen für das Unternehmen haben können. Daher delegieren viele Krankenhäuser und andere Unternehmen die Personalauswahl immer öfter an Personaldienstleister oder Zeitarbeitsfirmen.

Beleuchten wir nun die Verhaltensaspekte und den Umgang mit Bewerbern im Einstellungsgespräch.

Die Entscheidung, ob eine Bewerbung in den A-, B- oder C-Stapel gehört, treffen mehr oder weniger subjektiv die Führungskräfte und die Personalabteilung. Das Einstellungsgespräch wird im Rahmen der Personalauswahl geführt, sobald die Vorauswahl unter den Bewerbern abgeschlossen ist. In dieser Runde finden wir also nur noch A- und B-Bewerber. Kompetent und erfolgreich geführte Einstellungsgespräche erfordern eine sorgfältige Gesprächsvorbereitung vonseiten des Gesprächsführers:

- - Die Bewerbungsunterlagen der A-Bewerber (ggf. auch B-Bewerber) müssen sorgfältig ausgewertet werden. Alle am Einstellungsgespräch beteiligten Personen sollten sich mit den relevanten Bewerbungsunterlagen vertraut gemacht haben, d. h. diesem Personenkreis müssen Kopien der Unterlagen zugehen. Dies sind v. a. Fachvorgesetzte, Personalvertretung und/oder Geschäftsführung.

- - Der Ablauf des Gespräches sowie Fragen sollten auf der Basis der Stellenbeschreibung vorbereitet werden. Die Stellenbeschreibung liefert Daten zu den Muss- und Kann-Anforderungen und ermöglicht es so, direkt im Gespräch Lebenslauf und Zeugnisse abzugleichen.

- - Eventuell ist ein Bewertungsraster (auch Bewertungsbogen oder Beobachtungsbogen genannt anhand der Anforderungskriterien vorzubereiten, das dann bei jedem Kandidaten eingesetzt wird. Das Raster nennt in Kurzform alle Kompetenzen, Schlüsselqualifikationen und/oder Soft Skills. Alle Beteiligten bewerten dann jeden Bewerber nach dem Raster in Form von Schulnoten oder Punkten.

- - Die Bewerber sowie alle am Gespräch teilnehmenden Personen werden rechtzeitig schriftlich eingeladen. Sollten Mitarbeiter/Teilnehmer verhindert sein, ist eine Vertretung zu organisieren.

Das Einstellungsgespräch besteht größtenteils aus Fragen des Moderators und Antworten des Bewerbers. Gleichzeitig wird das Verhalten des Bewerbers beobachtet und bewertet. Moderator (Gesprächsführer) können sein:
- - der Fachvorgesetzte
  - der Abteilungsleiter (Pflegedienstleitung, Heimleiter)
  - die Geschäftsführung
  - der Personalleiter

Der Kreis der Teilnehmer vonseiten des Arbeitgebers sollte nicht zu groß gewählt werden, damit kein Tribunalcharakter aufkommt. Wenden wir uns jetzt einem großen Schwerpunkt im Vorstellungsgespräch zu: dem Stellen von Fragen.

Das Gespräch folgt grob strukturiert folgendem Ablauf:

1. 1. Aufwärmphase, Einstimmung: „Warming-up“, Ziel(e) des Gesprächs
  2. Vorstellung des Unternehmens, kurze Präsentation der eigenen Person
  3. Vorstellung des Bewerbers durch „Erzählen“ des Lebenslaufs, Test der sprachlichen Ausdrucksfähigkeit, Eloquenz und Gedächtnisleistung
  4. Interviewphase, Fragen stellen,
  5. Vorstellung des Arbeitsbereiches des Unternehmens (ausführlicher)
  6. Fragen des Bewerbers
  7. ggf. Verhandlung über Gehalt, Arbeitsbeginn etc.

Mit Bewerbern, die nicht in die engere Wahl kommen, endet das Gespräch meist schon nach Phase 4. Interessante Bewerber gelangen bis Phase 6 und zukünftige Mitarbeiter bis Phase 7.

Fragen bilden meist den Schwerpunkt im Einstellungsgespräch. Der Kandidat steht auf dem Prüfstand. Wer fragt, führt. Somit sollten Sie hier selbst mehr Fragen stellen als der Bewerber. Übernimmt der Bewerber das Gespräch, zeigt dies, dass Sie schlecht vorbereitet sind.

Die Fragen, die in einem Einstellungsgespräch gestellt werden, beziehen sich v. a. auf Berufserfahrung und Ausbildung des Bewerbers sowie auf die für die Arbeit relevanten Aspekte seines Lebenslaufs und möglicher Abweichungen oder Lücken.

Gelegentlich wird auch auf persönliche Bereiche, beispielsweise den familiären Hintergrund oder die individuelle Lebensplanung des Bewerbers, eingegangen. Dies hängt mit den Anforderungen an die Position zusammen.

Wer fragt, führt. Dies gilt insbesondere für das Bewerbungsgespräch. Bereiten Sie sich gezielt auf Fragen zum Anschreiben, zu Lebenslauf und zu den Zeugnissen vor.

Haken Sie nach, wenn der Gesprächspartner zögert oder keine Antwort weiß. Geben Sie sich nicht mit den erstbesten Antworten zufrieden: Nervöse Bewerber benötigen hier eine gezielte Hinführung zur eigentlichen Fragestellung.

Äußern Sie „harte Fragen“ immer höflich und freundlich und vermeiden Sie in jedem Fall Bewertungen oder Beleidigungen.

Gerade für auditiv geprägte Gesprächspartner hat die Stimme eine große Bedeutung:

Beachten Sie Ihre Stimmlage.

Pausen machen die Stimme dunkler, falls ihre Stimme unter Stress ungeahnte Höhen erreicht.

Variieren Sie ihre Stimmlage und das Sprechtempo, um sich und v. a. Ihre fachlichen Argumente überzeugend darzustellen.

Besorgen Sie sich Lernmaterial für Sänger und Moderatoren und üben Sie.

Bemühen Sie sich um einen positiven Ton ihrer Stimme. Dies kann erreicht werden, indem man vor jedem Satzteil eine Pause (= Atemzug) einfügt.
- - –> Die Stimme wird dadurch etwas tiefer und angenehmer.

Wichtig Fragen stellen, gehört zu Ihren Aufgaben im Einstellungsgespräch. Orientieren Sie sich vorher, welche Fragen rechtlich zulässig sind und welche nicht.

Als Führungskraft sollten Sie in der Lage sein, auf unterschiedliche Verhaltensweisen des Bewerbers einzugehen und diese dementsprechend deuten. Dabei kann es nicht schaden, sich in die Situation des Bewerbers zu versetzen.

Unwohlsein, Herzklopfen, trockener Mund oder feuchte Hände – häufig hilft es schon, sich diese Gefühle einzugestehen und die eigene Angst auch dem Gegenüber zu nennen: Die Aussage „Ich bin ein wenig aufgeregt!“ genügt.

Sich vorzunehmen, diese Gefühlte zu unterdrücken, das funktioniert meist nicht.

Daneben gibt es Mentaltechniken zur Entspannung, die man vor einem Vorstellungsgespräch erlernen und dann auch während des Vorstellungsgesprächs anwenden kann.

Berücksichtigen Sie als Vertreter des Arbeitgebers im Vorstellungsgespräch die Nervosität der Bewerber.

Gestalten Sie die Umgebung angenehm, sorgen Sie für ausreichend Getränke und Frischluft und nutzen Sie das „Warming-up“ dazu, den Bewerber zu beruhigen und in das eigentliche Vorstellungsgespräch überzuleiten.

Fragen zur Anreise, zu ersten Eindrücken oder die Vorstellung des Betriebes sollten den Gesprächsanfang bilden.

Nicht vergessen: nonverbale Signale wie Mimik und Gestik müssen mit den mit den gesprochenen Aussagen Ihrerseits übereinstimmen. Coole Typen können Ihre Körpersprache bewusst steuern und so interessiert, tatkräftig und selbstbewusst erscheinen:

Drücken Sie jedem Gesprächspartner fest (aber nicht zu fest) die Hand, suchen Sie Blickkontakt und lächeln Sie.

Erst wenn Sie dazu aufgefordert werden, dann erst setzen Sie sich hin; wenn Sie keine Aufforderung erhalten, dann fragen Sie der Situation angepasst höflich nach.

Beim Sitzen sollten Sie auf eine offene und entspannte Haltung achten. Hose und Bund ermöglichen Ihnen auch im Sitzen gut zu atmen, das ist wichtig für die Stimme.

Eine Körperhaltung mit verschränkten Armen signalisiert dagegen, vielleicht nur unterbewusst, Abwehr und Desinteresse. Somit erschweren Sie die Kommunikation mit Ihnen. Geben Sie Ihren Händen eine Beschäftigung. Halten Sie z. B. einen Stift (aber nicht damit herumspielen).

Wenn Sie das Gefühl haben, dass das Vorstellungsgespräch für Sie nicht wie erhofft verläuft, bleiben Sie trotzdem weiter freundlich und offen, sodass Sie etwas für nachfolgende Gesprächssituationen lernen können.

Vermitteln Sie dem Gesprächspartner, dass Sie interessiert und offen sind.

Wenden Sie sich ihm aktiv zu und senden Sie immer wieder positive Signale.

Vermeiden Sie aggressive Handhaltungen, sondern verwenden Sie einladende Gesten, um den Gesprächspartner zum Reden zu aktivieren.

Das Gespräch wird vom zukünftigen Arbeitgeber begonnen und geführt, aber ein Gespräch lebt davon, dass Sie als Bewerber an den verschiedenen Aspekten der zu besetzenden Stelle interessiert sind und zum Ende des Gesprächs nach Aufforderung selbst Fragen stellen.

Je nach Anforderung an die Stelle oder bei der Suche nach Auszubildenden kommen auch psychologische Tests zur Anwendung. Diese Tests können inklusive Auswertung bei diversen Anbietern eingekauft werden. Auch ein Interview kann schon als Test betrachtet werden. Der Berufsverband der Psychologen hat zur Anwendung von Tests bei der Personalauswahl, mit der sich das nächste Kapitel beschäftigt, einige Richtlinien herausgegeben.

Diese Informationen sollen Ihnen bei der richtigen Bewerberauswahl helfen. Neben hilfreichen Tipps, die bei der Durchsicht der Bewerbungen beachtet werden sollten, werden auch Hinweise zum Verfahren gegeben. So soll die Entscheidung bei der Vorauswahl erleichtert und Rückfragen oder nachträgliche Begründungen und Überarbeitungen der Auswahl vermieden werden.

Worauf ist bei Bewerbungsunterlagen zu achten? Bewerbungsunterlagen unterliegen Trends, d. h. alle paar Jahre ändern sich die Geschmäcker, wobei einige grundsätzliche Punkte Bestand haben.

Wichtig sind Aussehen und Vollständigkeit (korrespondierend mit Arbeitstugenden wie Ordnung, Sorgfalt, Arbeitsverhalten), insbesondere:

Der erste äußere Eindruck der Unterlagen

Das Lichtbild (keine Freizeitfotos o. ä.), da viele Unternehmen noch nicht bei der bildfreien Bewerbung angekommen sind das Bewerbungsschreiben (fehlerfrei, nach DIN 5008 und DIN 676, anforderungsbezogen)

Ein lückenloser Lebenslauf

Alle relevanten Arbeitszeugnisse

ggf. relevante Qualifizierungsnachweise z. B. Zertifikate

– Inhalte von Qualifizierungsnachweisen (Aktualität, Verwertbarkeit)

– Arbeitszeugnisse, Zertifikate, Zeugnisse (Fälschung?, Kopie aus dem

Internet?)

– Noten in Zeugnissen (Relevanz für das Anforderungsprofil?)

– Zick-Zack-Lebenslauf

Gerade anhand von qualifizierten Arbeitszeugnissen kann man einiges über die Beurteilung eines Bewerbers erfahren. Neben den darin beschriebenen Aufgaben, die der Bewerber bisher ausgeführt hat, sagt ein Arbeitszeugnis auch viel über den Arbeitseinsatz, die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und Kollegen und das persönliche Auftreten des Bewerbers aus.

Die Aussagen werden in der Regel durch wohlwollend formulierte Sätze verschlüsselt.

Welche Aufgaben hat der Bewerber ausgeführt: dies muss sachlich und vollständig formuliert sein.

Wie hat er die Aufgaben erledigt: dies muss positiv und vollständig ausgedrückt sein.

Wichtig Nicht alle Unternehmen, v. a. kleine Betriebe, kennen den Zeugniscode und die Formulierung der sogenannten Zeugnisnote. Die wichtigsten Formulierungen verschaffen einen ersten Überblick. Dadurch entstehende Fragen sollten im Vorstellungsgespräch geklärt werden

Was sollten Sie im Vorstellungsgespräch (Einstellungsgespräch) hinterfragen? Oftmals ergeben sich bei der Durchsicht der Bewerbungsunterlagen Fragen. Kritisch beleuchtet werden sollten v. a. Lücken im Lebenslauf oder fehlende Arbeitszeugnisse bzw. Arbeitszeugnisse mit unvollständigen Aussagen, fehlender oder unvollständiger Grußformel am Ende usw.

Fragen Sie offen nach, wenn Ihnen Dinge auffällig erscheinen.

- - Warum hat der Bewerber Lücken im Lebenslauf?

- - Wurden Lücken „kaschiert“ und wenn ja, warum?

- - Warum hat der Bewerber kein Arbeitszeugnis über die Beschäftigung bei Firma XY eingereicht?

- - Warum beabsichtigt der Bewerber aus einem unbefristeten Beschäftigungsverhältnis zu wechseln?

- - Warum hat der Bewerber mehr als x-mal die unbefristete Stelle gewechselt, d. h. warum kam es nie zu Beschäftigungen über die Probezeit hinaus?

- - Warum hat der Bewerber seinen Ausbildungsberuf nicht weiterverfolgt bzw. Warum hat er in fremde Branchen gewechselt?

- - Warum hat der Bewerber keine Nachweise über zusätzlich erworbene Kenntnisse vorgelegt, obwohl diese im Lebenslauf oder Anschreiben angegeben wurden?

- - Warum beabsichtigt der Bewerber von einer Führungsposition in eine Mitarbeiterposition bzw. umgekehrt zu wechseln?

- - Warum bewirbt sich ein deutlich überqualifizierter Bewerber für diese Stelle?

- - Gibt es Hinweise darauf, dass der Bewerber eine Standardbewerbung versandt hat?

Die erteilten Informationen des Bewerbers sollten dann in Ihre Personalauswahl einfließen. Es ist vorab festzulegen, welche Bewerber trotz Mängel noch infrage kommen können, bevor eine Stelle überhaupt nicht besetzt werden kann. Andererseits dürfen Sie Bewerber aber nicht einfach so ablehnen. Der Gesetzgeber hat dazu einige Gesetze verabschiedet, sie Sie bei Ihrer Personalauswahl beachten müssen. Es sind im Einzelnen die Schwerbehinderung, die Gleichstellung und die Gleichbehandlung.

Sind in dem Bewerberkreis schwerbehinderte Bewerber? Aufgrund des Schwerbehindertengesetzes (SchwbG) sind Schwerbehinderte bei gleicher persönlicher und fachlicher Eignung bevorzugt zu behandeln.

Daher gilt: Bewerbungen von schwerbehinderten Bewerbern muss besondere Beachtung bei der Auswahl geschenkt werden. Begründen Sie schriftlich, wenn Sie Schwerbehinderte als eher ungeeignet ansehen. Die Personalabteilung wird die (ggf. vorhandene) Schwerbehindertenvertretung informieren.

Sofern die Schwerbehindertenvertretung die Auffassung vertritt, dass der Bewerber eingeladen werden sollte, ist entsprechend zu verfahren (siehe auch § 81 SGB IX, Benachteiligungsverbot und § 71 SGB IX, Pflicht zur Beschäftigung Schwerbehinderter).

Ausnahme! Ihr Betrieb zahlt die Ausgleichsabgabe und verzichtet auf die Beschäftigung schwerbehinderter Mitarbeiter.

Wichtig Viele Bewerber glauben im Gesundheitswesen besonders soziale und arbeitnehmerfreundliche Bedingungen vorzufinden.

Im Gesundheitsbereich ist der Anteil der Frauen überdurchschnittlich hoch. Deshalb wäre hier teilweise eine Gleichstellung des anderen Geschlechts zu überdenken. In manchen Bereichen sind es allerdings die Frauen, die immer noch unterrepräsentiert (z. B. Führungspositionen, Geschäftsführung im ärztlichen Dienst). Durch die Anwendung des Landesgleichstellungsgesetzes (beachten Sie Ihr Bundesland) soll dem abgeholfen werden.

Insbesondere bei Führungspositionen im öffentlichen Dienst gilt: der Anteil der Mitarbeiterinnen im jeweiligen Bereich und auf der jeweiligen Besoldungs- bzw. Vergütungsstufe muss dem gesetzlich vorgesehenen Anteil von 50 Prozent entsprechen, anderenfalls sollten alle (bzw. ein repräsentativer Anteil von) Bewerberinnen, die die formalen Voraussetzungen erfüllen, zu einem Bewerbungsgespräch eingeladen werden.

Ein weiteres Ziel ist es, die Arbeitsbedingungen so zu gestalten, dass eine Vereinbarung von Beruf und Familie gewährleistet ist. Eng damit verbunden, ist auch der Begriff „Work-Life-Balance“ und Chancengleichheit (80 Prozent der weiblichen Führungskräfte haben keine Kinder).

Wichtig Prüfen Sie, ob in Ihrem Unternehmen die Grundsätze der Gleichstellung beachtet werden müssen.

Keine Diskriminierung in den Formulierungen in Stellenanzeigen (z. B. nur Sekretärinnen zwischen 20 und 35 Jahre, keine Ingenieure usw.) zulassen.

Keine Diskriminierung bei der Bewerberauswahl, d. h. die Gründe für eine Absage müssen sachlich und fachlich begründet sein und dementsprechend auch dokumentiert werden.

Absageschreiben müssen dementsprechend rechtssicher formuliert werden.

Das Lebensalter darf nur in Ausnahmen die Personalentwicklungsmaßnahmen beeinflussen, z. B. das Höchstalter für die Ausbilder.

Eine ununterbrochene Beschäftigung darf kein Kriterium für eine Beförderung sein.

Wichtig Nachweisbare Fehler der Gleichbehandlung führen zu Arbeitsgerichtsverfahren und zur Zahlung von mindestens drei Monatsgehältern Entschädigung an den Geschädigten. Ihr Einstellungsgespräch ist beendet. Sie haben einen geeigneten Kandidaten gefunden. Nun folgt das Einstellungsverfahren (ggf. vor der Einstellung noch die Abstimmung mit dem Betriebsrat) und die Gestaltung der Einarbeitungsphase.

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1. Das Einstellungsgespräch – Einleitung

2. Vorbereitung des Gesprächs und Auswertung

3. Fragen stellen

4. Verhalten im Vorstellungsgespräch

5. Allgemeine Tipps und Hinweise

6. Zusammengefasst: Für die praktische Arbeit bei der Personalauswahl bedeutet dies…

Üblicherweise läuft ein Einstellungsgespräch teilweise strukturiert ab, d. h. die Führungskräfte bedienen sich eines Gesprächsleitfadens o. ä. Hilfsmittel.

Das Einstellungsgespräch ist im Gesundheitswesen immer noch das Mittel der Wahl bei der Suche nach geeignetem Personal. Kritisch zu beachten ist aber, dass ein Einstellungsgespräch:

nur eine Momentaufnahme ist, eine endgültige Aussage über die Fähigkeiten des Bewerbers aber erst nach Ablauf der Probezeit getroffen werden sollte,

zu einer „Werbeveranstaltung“ sowohl des Bewerbers als auch des Unternehmens werden kann.

Beleuchten wir nun die Verhaltensaspekte und den Umgang mit Bewerbern im Einstellungsgespräch.

Der Ablauf des Gespräches sowie Fragen sollten auf der Basis der Stellenbeschreibung vorbereitet werden. Die Stellenbeschreibung liefert Daten zu den Muss- und Kann-Anforderungen und ermöglicht es so, direkt im Gespräch Lebenslauf und Zeugnisse abzugleichen.

Die Bewerber sowie alle am Gespräch teilnehmenden Personen werden rechtzeitig schriftlich eingeladen. Sollten Mitarbeiter/Teilnehmer verhindert sein, ist eine Vertretung zu organisieren.

Das Einstellungsgespräch besteht größtenteils aus Fragen des Moderators und Antworten des Bewerbers. Gleichzeitig wird das Verhalten des Bewerbers beobachtet und bewertet. Moderator (Gesprächsführer) können sein:

der Fachvorgesetzte

der Abteilungsleiter (Pflegedienstleitung, Heimleiter)

die Geschäftsführung

der Personalleiter

Der Kreis der Teilnehmer vonseiten des Arbeitgebers sollte nicht zu groß gewählt werden, damit kein Tribunalcharakter aufkommt. Wenden wir uns jetzt einem großen Schwerpunkt im Vorstellungsgespräch zu: dem Stellen von Fragen.

Das Gespräch folgt grob strukturiert folgendem Ablauf:

Aufwärmphase, Einstimmung: „Warming-up“, Ziel(e) des Gesprächs

Vorstellung des Unternehmens, kurze Präsentation der eigenen Person

Vorstellung des Bewerbers durch „Erzählen“ des Lebenslaufs, Test der sprachlichen Ausdrucksfähigkeit, Eloquenz und Gedächtnisleistung

Interviewphase, Fragen stellen,

Vorstellung des Arbeitsbereiches des Unternehmens (ausführlicher)

Fragen des Bewerbers

ggf. Verhandlung über Gehalt, Arbeitsbeginn etc.

Mit Bewerbern, die nicht in die engere Wahl kommen, endet das Gespräch meist schon nach Phase 4. Interessante Bewerber gelangen bis Phase 6 und zukünftige Mitarbeiter bis Phase 7.

Fragen bilden meist den Schwerpunkt im Einstellungsgespräch. Der Kandidat steht auf dem Prüfstand. Wer fragt, führt. Somit sollten Sie hier selbst mehr Fragen stellen als der Bewerber. Übernimmt der Bewerber das Gespräch, zeigt dies, dass Sie schlecht vorbereitet sind.

Die Fragen, die in einem Einstellungsgespräch gestellt werden, beziehen sich v. a. auf Berufserfahrung und Ausbildung des Bewerbers sowie auf die für die Arbeit relevanten Aspekte seines Lebenslaufs und möglicher Abweichungen oder Lücken.

Gelegentlich wird auch auf persönliche Bereiche, beispielsweise den familiären Hintergrund oder die individuelle Lebensplanung des Bewerbers, eingegangen. Dies hängt mit den Anforderungen an die Position zusammen.

Wer fragt, führt. Dies gilt insbesondere für das Bewerbungsgespräch. Bereiten Sie sich gezielt auf Fragen zum Anschreiben, zu Lebenslauf und zu den Zeugnissen vor.

Haken Sie nach, wenn der Gesprächspartner zögert oder keine Antwort weiß. Geben Sie sich nicht mit den erstbesten Antworten zufrieden: Nervöse Bewerber benötigen hier eine gezielte Hinführung zur eigentlichen Fragestellung.

Äußern Sie „harte Fragen“ immer höflich und freundlich und vermeiden Sie in jedem Fall Bewertungen oder Beleidigungen.

Gerade für auditiv geprägte Gesprächspartner hat die Stimme eine große Bedeutung:

Beachten Sie Ihre Stimmlage.

Pausen machen die Stimme dunkler, falls ihre Stimme unter Stress ungeahnte Höhen erreicht.

Variieren Sie ihre Stimmlage und das Sprechtempo, um sich und v. a. Ihre fachlichen Argumente überzeugend darzustellen.

Besorgen Sie sich Lernmaterial für Sänger und Moderatoren und üben Sie.

Bemühen Sie sich um einen positiven Ton ihrer Stimme. Dies kann erreicht werden, indem man vor jedem Satzteil eine Pause (= Atemzug) einfügt.

–> Die Stimme wird dadurch etwas tiefer und angenehmer.

Als Führungskraft sollten Sie in der Lage sein, auf unterschiedliche Verhaltensweisen des Bewerbers einzugehen und diese dementsprechend deuten. Dabei kann es nicht schaden, sich in die Situation des Bewerbers zu versetzen.

Unwohlsein, Herzklopfen, trockener Mund oder feuchte Hände – häufig hilft es schon, sich diese Gefühle einzugestehen und die eigene Angst auch dem Gegenüber zu nennen: Die Aussage „Ich bin ein wenig aufgeregt!“ genügt.

Sich vorzunehmen, diese Gefühlte zu unterdrücken, das funktioniert meist nicht.

Daneben gibt es Mentaltechniken zur Entspannung, die man vor einem Vorstellungsgespräch erlernen und dann auch während des Vorstellungsgesprächs anwenden kann.

Berücksichtigen Sie als Vertreter des Arbeitgebers im Vorstellungsgespräch die Nervosität der Bewerber.

Gestalten Sie die Umgebung angenehm, sorgen Sie für ausreichend Getränke und Frischluft und nutzen Sie das „Warming-up“ dazu, den Bewerber zu beruhigen und in das eigentliche Vorstellungsgespräch überzuleiten.

Fragen zur Anreise, zu ersten Eindrücken oder die Vorstellung des Betriebes sollten den Gesprächsanfang bilden.

Nicht vergessen: nonverbale Signale wie Mimik und Gestik müssen mit den mit den gesprochenen Aussagen Ihrerseits übereinstimmen. Coole Typen können Ihre Körpersprache bewusst steuern und so interessiert, tatkräftig und selbstbewusst erscheinen:

Drücken Sie jedem Gesprächspartner fest (aber nicht zu fest) die Hand, suchen Sie Blickkontakt und lächeln Sie.

Erst wenn Sie dazu aufgefordert werden, dann erst setzen Sie sich hin; wenn Sie keine Aufforderung erhalten, dann fragen Sie der Situation angepasst höflich nach.

Beim Sitzen sollten Sie auf eine offene und entspannte Haltung achten. Hose und Bund ermöglichen Ihnen auch im Sitzen gut zu atmen, das ist wichtig für die Stimme.

Eine Körperhaltung mit verschränkten Armen signalisiert dagegen, vielleicht nur unterbewusst, Abwehr und Desinteresse. Somit erschweren Sie die Kommunikation mit Ihnen. Geben Sie Ihren Händen eine Beschäftigung. Halten Sie z. B. einen Stift (aber nicht damit herumspielen).

Wenn Sie das Gefühl haben, dass das Vorstellungsgespräch für Sie nicht wie erhofft verläuft, bleiben Sie trotzdem weiter freundlich und offen, sodass Sie etwas für nachfolgende Gesprächssituationen lernen können.

Vermitteln Sie dem Gesprächspartner, dass Sie interessiert und offen sind.

Wenden Sie sich ihm aktiv zu und senden Sie immer wieder positive Signale.

Vermeiden Sie aggressive Handhaltungen, sondern verwenden Sie einladende Gesten, um den Gesprächspartner zum Reden zu aktivieren.

Das Gespräch wird vom zukünftigen Arbeitgeber begonnen und geführt, aber ein Gespräch lebt davon, dass Sie als Bewerber an den verschiedenen Aspekten der zu besetzenden Stelle interessiert sind und zum Ende des Gesprächs nach Aufforderung selbst Fragen stellen.

Hinweise zur Personalauswahl

Worauf ist bei Bewerbungsunterlagen zu achten? Bewerbungsunterlagen unterliegen Trends, d. h. alle paar Jahre ändern sich die Geschmäcker, wobei einige grundsätzliche Punkte Bestand haben.

Hinweise zu den Unterlagen

Wichtig sind Aussehen und Vollständigkeit (korrespondierend mit Arbeitstugenden wie Ordnung, Sorgfalt, Arbeitsverhalten), insbesondere:

Der erste äußere Eindruck der Unterlagen

Das Lichtbild (keine Freizeitfotos o. ä.), da viele Unternehmen noch nicht bei der bildfreien Bewerbung angekommen sind das Bewerbungsschreiben (fehlerfrei, nach DIN 5008 und DIN 676, anforderungsbezogen)

Ein lückenloser Lebenslauf

Alle relevanten Arbeitszeugnisse

ggf. relevante Qualifizierungsnachweise z. B. Zertifikate