Die Vertragserstellung

Personaltrainer*in Personaltrainer*in: Einstellungsprozess Die Vertragserstellung

Lernziele: Nach dieser Lektion...

… bist Du dir im Klarem, welche notwendigen Dokumente Du vor Vertragsunterschrift benötigst 

… weißt Du genau, welche Vorbereitungen vor dem erstem Arbeitstag getroffen werden müssen

Kurze Zusammenfassung: Vor Vertragsunterschrift
Modul 1: Vor dem Interview

  • Personalbedarf melden

  • Auswahlverfahren

Modul 2: Ablauf Interview

  • Grundsätze für Bewerbungsgespräche

  • Interview Aufbau

  • Kenbi Büro: Interessent*in anlegen

Modul 3: Probetag

  • Ablauf Probetag

  • Absage/ Zusage nach dem Probetag

Letzter Schritt bisher: In Kenbi Büro den Status des/ der Kandidat*in auf ‘Bestanden’ setzen.

Notwendige Dokumente

Vor Vertragsunterschrift ist es dringend erforderlich alle notwendigen Dokumente: 

 

  • Einsammeln

  • Prüfen

  • Digitalisieren

  • Abheften

Hier findet ihr die Liste der Dokumente, die vor dem ersten Arbeitstag geprüft/ eingesammelt werden müssen.

Prüfen

Führerscheine und Führungszeugnisse dürfen NICHT kopiert werden für die Personalakte. Hierfür gibt es eine Kontrollliste die von einem kenbi Mitarbeiter*in und dem/der Bewerber*in unterschrieben werden müssen.

 

  • Führerscheine nur checken, ob die eins haben, bzw. von denen zeigen lassen. Bei der Fahrzeugübernahme wird eine Kontrollliste unterschrieben, welche dann in die Personalakte muss.

Digitalisieren

  • Alle Dokumente müssen in Kenbi Büro hochgeladen werden. (Nicht mehr an Personal@kenbi.de oder per Post)

      • Sondern in Kenbi Büro bei dem/ der Kandidat*in rechts auf Profil anzeigen -> Unterlagen drücken.

  • Dokumente einzeln ja nach Dokumentart einscannen:

      • Beispiel: Ärztlicher Untersuchungsbrief – eine Seite einscannen und unter Ärztlicher Untersuchungsbrief hochladen

      • ODER Zertifikate (mehr als 1 Seite) – alle Seiten zusammen einscannen und als eine Datei hochladen

Abheften

Hier findet ihr die Struktur der händischen Personalakte.

  • Für jede Personalakte das Blatt ausdrucken und als Vorderblatt nutzen. 

  • Register benutzten um die Kapitel zu trennen

Bei Bedarf dünne Ordner und Register bei Infrastruktur bestellen.

Kenbi Büro: Vertrag fertigstellen

Probetag Ergebnis auswählen: Bestanden, falls Probetag erforderlich war.

 

Alle Verträglichen Infos zum/ zur Bewerber*in müssen von euch in Kenbi Büro geprüft werden bevor es an Personal weitergeleitet wird (4 Augenprinzip) 

 

In Kenbi Büro auf Profil anzeigen -> Position klicken und prüfen ob alle Vertragsdaten korrekt sind:

  • Position

  • Arbeitsstunden/ Woche

  • Arbeitstage/ Woche

  • Startdatum

  • Stundenlohn

  • Hub

Hier habt ihr die letzte Chance diese Daten anzupassen, falls es Änderungen in der Zwischenzeit gab.



Notwendige Dokumente VOR Vertragsunterschrift:

  • Lebenslauf

  • Ärztlicher Untersuchungsbrief

  • Ausbildungszertifikate

(In ein paar Wochen wird man nur Verträge fertigstellen können wenn diese drei Dokumente hochgeladen sind)

 

Alle anderen Dokumente müssen vor dem ersten Arbeitstag eingereicht, digitalisiert und abgeheftet werden.

Vor dem ersten Arbeitstag

Folgende Punkte müssen noch vor dem ersten Arbeitstag geprüft werden:

 

  • Hat der/ die Bewerber*in alle notwendigen Dokumente zur Verfügung gestellt?

  • Wurde der Vertrag von deren Seite unterschrieben?

  • Wurde kommuniziert wann und wo der/ die Bewerber*in zum ersten Arbeitstag erscheinen soll?

Kontakt bei Rückfragen

  • Bei Fragen und Rückmeldungen wendet euch gerne an Personal (personal@kenbi.de)

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