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Teile diesen kapitelA5.1 Arbeitsorganisation
Lernziele: Nach dieser Lektion...
… weißt du, wie eine Arbeitsorganisation aufgebaut ist.
… kennst du die Begriffe Organisation, Disposition und Improvisation im Organisationskontext.
… weißt du, wie eine Organisation strukturiert ist.
Inhaltsverzeichnis dieser Selbstlernlektion
Der Begriff Arbeitsorganisation
Alles Flexible und Fließende neigt zu Wachstum. Alles Erstarrte und Blockierte verkümmert und stirbt.
Dieses Zitat soll dich einstimmen auf Abläufe und Strukturen in Organisationen (wie einem ambulanten Pflegedienst, einer vollstationären Pflegeeinrichtung, einem Krankenhaus), die entweder veraltet, erstarrt und zum Scheitern/Untergang bestimmt sind oder die sich zeitgemäßen Veränderungen (Trends) unterwerfen und damit flexibel und “fließend” auf interne und externe Anforderungen an Organisationen reagieren.
Interne (z. B. Spezialisierung, flache Hierarchie) und externe (z. B. Benchmark-Vergleich mit anderen Organisationen der selben Branche, Qualitätsüberprüfung) Einflussfaktoren sind zahlreich. Um erfolgreich am Markt bestehen und überleben zu können, müssen Unternehmen und Organisationen “im Fluss sein”, d. h. mit der Zeit mitschwimmen.
Zu Beginn oder im Laufe jeder Organisation stellen sich Fragen zur Struktur nach dem WAS oder dem WER:
Was ist zu tun?
Was wird wie belohnt?
Wer entscheidet worüber?
Wer muss was können?
Wer arbeitet mit wem zusammen und in welcher Funktion?
Hierbei geht es um Strukturen für das Teilen, das Gerüst.
Auf der anderen Seite gibt es aber gleichzeitig auch Strukturen, bzw. müssen solche Strukturen geschaffen werden, für das Verbinden, die Prozesse, mit den sogenannten Wie-Fragen.
Wie kommmunizieren wir miteinander?
Wie setzen wir Betriebsmittel ein?
Wie entscheiden wir?
Wie tragen wir Konflikte aus?
Wie stellen wir Mitarbeiter an?
Begriffe im Organisationskontext
Unter einer Organisation versteht man das formale Regelwerk eines arbeitsteiligen Systems. Derartige organisatorische Regelungen lassen sich in zwei Klassen einordnen, die quasi als zwei Seiten einer „Organisationsmedaille” zu verstehen sind: Es sind dies die zu wählende(n) Spezialisierungsart(en) und die zu wählende(n) Koordinationsform(en).
Während die Spezialisierung fragt, wie eine Aufgabe am sinnvollsten arbeitsteilig erledigt werden kann, beschäftigt sich die Koordination mit der Frage, wie arbeitsteilige Prozesse effizient zu strukturieren sind. Immer dort wo es zur Arbeitsteilung kommt, ist Koordination notwendig. Umgekehrt: Wo keine Spezialisierung vorliegt, ist auch Koordination entbehrlich.
Eine Organisation ist eine dauerhafte Regelung: Vorgänge, die sich ähneln und oft vorkommen, werden dauerhaft geregelt.
Vorgänge, die sich wiederholen, jedoch vom Inhalt unterschiedlich sind, werden fallweise geregelt. Man weiß, dass etwas passiert, aber nicht, wie genau.
Es handelt sich um die vorübergehende Regelung einer begrenzten Anzahl von Teilhandlungen im Rahmen der arbeitsteiligen Aufgabenerfüllung der Unternehmung. Unvorhersehbare Vorgänge werden spontan entschieden.
Struktur des Teilens und Struktur des Verbindens
Die Struktur des Teilens und die des Verbindens befinden sich in wechselseitiger Abhängigkeit. Ohne Regeln für das Teilen und Ordnen gelangen auch Einrichtungen des Gesundheitswesens in einen Zustand der Willkür und der Unsicherheit, ohne Regeln für das Verbinden besteht auch für sie die Gefahr starrer Routine oder des Auseinanderfallens ihrer Organisation. Von daher unterscheidet man die beiden Strukturen nach den Arten Aufbauorganisation und Ablauforganisation.
Die Aufbauorganisation oder Aufbaustruktur: Sie differenziert Zuordnungen und verteilt Arbeit, Stellen, Kompetenzen, Gehälter. Sie beschäftigt sich mit der Frage Was und Wer.
Die Ablauforganisation oder Ablaufstruktur: Sie verbindet die verschiedenen Aktivitäten zeitlich und räumlich, koordiniert ablaufende Prozesse zwischen den Stelleninhabern und gibt Methoden und Verfahren vor. Sie beschäftigt sich also mit der Frage Wie.
In sozialen Organisationen müssen die zwei Bereiche Dienstleistung und Verwaltung (Administration) strukturiert sein. Letztere liefert die Ausstattung und die erforderlichen Instrumente für die Dienstleistung. Sowohl in der Verwaltung als in der Dienstleistung sind immer die genannten beiden Arten von Organisationsstrukturen erforderlich.
Wie viel Struktur in dem jeweiligen Pflegebetrieb, der als Dienstleistungsunternehmen stark auf dem persönlichen Kontakt mit dem Klient/innen beruht, wirklich von Nöten ist, hängt insbesondere vom ökonomischen und rechtlichen Aufbau der Einrichtung ab.
Der rechtliche Aufbau ist, z. B. von den erforderlichen personellen Voraussetzungen gemäß Versorgungsvertrag nach § 72 SGB XI geprägt (z. B. welcher Personalschlüssel wird umgesetzt bzw. ist umzusetzen, d. h. wie viel Pflege(fach-)kräfte stehen wie vielen Patient/innen gegenüber, fachliche Qualifikationen usw.). Die Ökonomie hängt z. B. vom Einzugsbereich der zu versorgenden Pflegebedürftigen ab (d. h. wie viele Mitarbeitende in Voll-, Teilzeit, Aushilfe werden maximal und minimal beschäftigt, in welchen Funktionen sind diese zu beschäftigen usw.) oder vom Erlös/Gewinn der Pflegeeinrichtung (wie ist die Verteilung über die
Pflegestufen der Bewohner innerhalb der Einrichtung: Welche Arbeitsabläufe sind jeweils erforderlich? Wie hoch ist der Pflegeplanungsaufwand? usw.)
Zusammenfassung
Was Du Dir merken solltest
Organisationen müssen flexibel strukturiert sein, um sich den Veränderungen der Welt anzupassen und um zukünftsfähig zu bleiben.
Organisation beschreibt die dauerhafte Regelung, Disposition die situationsabhängig Regelung und Improvisation die spontane Regelung von Vorgängen.
In einer Aufbauorganisation werden Unternehmensziele in Teileinheiten aufgeteilt und sachgemäß organisiert. In der Ablauforganisationen werden die Aufgaben in eine zielgerichtete Reihenfolge gebracht.
Alles verstanden?
Zuletzt erwarten Dich nur noch ein paar abschließende Fragen, welche entweder eine oder mehrere richtige Antworten beinhalten können. Du kannst Dir dabei so viel Zeit lassen, wie Du möchtest. Im Notfall können die Fragen auch wiederholt werden. Viel Erfolg!
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